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武汉城市职业学院公文处理细则
发布时间: 2018-07-13 来源: 党政办 作者: 浏览次数: 13
 

第一章

第一条为进一步精简优化办文流程,推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高学校公文处理工作效率和水平,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)及其他有关规定,结合我校工作实际,制定本细则。

第二条学校党政办公室是学校公文处理的管理机构,主管以学校党政名义制发的各类公文,并负责指导全校各部门、各学院的公文处理工作。

第三条全校各部门应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,健全管理制度,由专人负责。各部门、各学院党政主要负责人为本部门公文处理工作第一责任人。

第四条全校各部门、各学院应当积极推行使用电子公文,促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外,学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统(OA办公系统)进行。

第二章公文种类

第五条学校常用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求全校各部门或各有关部门执行或周知事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况、回复上级部门的询问。

(八)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级部门的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条公文一般由发文字号、签发人、标题、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章和印发日期、页码等组成。

第七条公文的版式要求:

(一)标题。标题使用小2号小标宋体,顶行。副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复,破折号占2格。

(二)正文

1.正文文字字体、字号使用3号仿宋体。

2.正文内标题字体、字号:一级标题文字使用3号黑体,二级标题文字使用3号楷体加粗,三级标题文字使用3仿宋体加粗,四级标题文字使用3仿宋体。

3.结构层次序数、标点:第1层为“一、”,第2层为“(一)”,第3层为“1.”,第4层为“(1)”。

(三)公文用纸幅面采用国际标准A4型,页面设置:上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,单倍行距,或每面排22行,每行排28个字。行间距为26-32磅,为避免最后一页只是几行占一页的现象,可适当收缩行距,使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。

第四章行文规则

第八条校党委以“中共武汉城市职业学院委员会”、校行政以“武汉城市职业学院”名义对上、对下或对外行文,必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。学校内设机构不得以学校名义对外正式行文。

第九条中共武汉城市职业学院纪律检查委员会、工会按照工作职责单独行文,共青团武汉城市职业学院委员会根据团组织内的有关规定行文。各职能部门在各自职权范围内,可以部门名义就日常工作安排等发布通知。

第十条向上级部门行文,一般用请示、报告等文种,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门。

(二)以学校党委、行政名义向上级部门报送的文件,按职责分工由各职能部门或有关业务部门代拟稿,由学校党政办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后,统一编号行文。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条向全校各部门、各学院行文为下行文,一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种,应当遵循以下规则:

(一)学校党政办公室根据学校党委、行政授权,可以向全校各部门行文,学校其他二级部门不得以学校名义制发正式公文。

(二)以学校名义下发的公文,涉及多个部门职权范围内的事务应协商并会签,部门之间未协商一致的,不得擅自行文。

第十二条同级或者不相隶属的部门之间行文,为平行文,一般用函等文种。

第十三条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡属以下情况的,不再制发公文:国家法律法规和党内法规已作出明确规定的;就某项工作已作出安排部署,已经明确任务的;已发布领导讲话、印发会议纪要的;可用电话、传真、邮件等其他手段办理的;没有实质性内容、可发可不发的。

从严控制公文制发规格。职能部门职责范围内的常规工作、事项,可以部门名义发布通知的,不以学校名义行文;学校管理中综合协调的事务,可以学校党政办公室名义行文的,不以学校名义行文。从严控制以会议名义突击制发公文。

第五章发文办理

第十四条发文办理的主要程序包括公文的起草、审核、签发、复核、印制、分发、归档等程序。

第十五条公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文部门意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。引用公文应当先引标题,后引发文字号。

(五)各部门要高度重视公文起草工作,不断提高公文起草水平,部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(六)公文信息是否适合公开,起草部门应当提出初步意见。

(七)涉密公文的草拟,必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理,并按有关要求采取保密措施。

第十六条申报公文须在对应的发文稿纸或校内请示、报告处理单上由部门主要负责人签署明确意见,如需相关部门会签,由提出部门流转会签后再行流转学校党政办公室审核。公文中如有涉法事务,应报送学校法律事务办公室进行合法性审查,并出具相应的法律意见。涉密公文应报送机要室进行定密审核。

第十七条公文文稿由学校党政办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文部门意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及其他有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

(五)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量部门和标点符号等用法是否规范。

(六)公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

(七)普通公文3个工作日内完结,急件需至少提前1个工作日报送。

第十八条经审核不宜制发的公文文稿,党政办公室将予以退回;对于不符合办文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿,党政办公室将退回拟文部门重拟;党政办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,提出修改意见,由拟文部门修改后重新报送。

第十九条重要公文和上行文由学校主要领导或者主要领导委托的负责人签发;涉及某一方面工作的公文,由分管校领导签发。学校党政办公室根据学校授权制发的公文,报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导(主持人)签发。签发人签发公文,应当签署明确意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由学校党政主要负责人会签。

第二十条以学校党政名义制发的公文,由学校领导签批后,还需经过以下程序:

(一)复核校对。文件制发前学校党政办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号;按照“谁拟稿、谁校对”的原则,公文正式印制前拟文部门必须对公文清样稿认真校对,并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动,特殊情况需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)印制核发。以学校名义印发的公文及函件由学校党政办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序,确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备,并在符合保密要求的场所进行。根据工作需要和文件属性,公文印发后由学校党政办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文和不予公开的公文以外,其他公文一般通过办公自动化系统(OA)发布,不再以纸质形式下发。

第六章收文办理

第二十一条收文办理主要程序是:

(一)签收。主送学校的各类文电须经学校党政办公室统一签收、登记、审核并组织运转;各有关部门应将上级对口部门直接发至本部门的文件,以及外出参会带回的上级部门文件,及时送交学校党政办公室运转。党政办公室对收到的公文应逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对收到的公文进行分类,并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当办理;是否已经办理。

(四)批办。阅知性公文由党政办公室主任根据公文内容、要求和工作需要,合理确定分送范围;凡标注传达范围的,原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由党政办公室主任按照工作分工和业务职能,批请学校领导阅示或相关部门办理。属于重要政策和重大事项的公文,应送学校主要领导;属于某一方面工作的公文,应送分管校领导。属于一般性函件,可直接批转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。

(五)传阅。根据学校党政办公室主任签批意见和工作需要,机要人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外,学校领导不受理未经学校党政办公室呈送的公文。

(六)承办。承办部门对学校党政办公室交办的公文应签收、登记,并及时送部门负责人阅处。如发现错转或错批,应及时将公文退还学校党政办公室,不得擅自转送其他部门。

(七)催办。学校党政办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况,采取发督办通知书、电话催办等形式督促承办部门按期办结。

(八)答复。承办部门应当及时将公文的办理结果答复来文部门,并根据需要告知相关部门。

以上程序,除密件和不适于网上办理的,一律使用学校自动化办公系统(OA系统)进行流转。

第七章公文归档

第二十二条公文办理完毕后,根据载体不同,分别使用纸质和电子化方式及时归档。

(一)需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

(二)两个以上部门联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件。

第八章公文管理

第二十三条各部门应当建立健全本部门公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十四条各部门应当由专人统一管理公文,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十五条学校各部门在拟制涉密公文时,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

第二十六条公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行;需要变更的,应当经发文部门批准。

第二十七条严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文不得复制、汇编。

第二十八条公文的撤销和废止,由发文部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。各部门应当根据情况变化及时废止文件。

第二十九条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章发文字号

第三十一条学校党委系统发文

(一)事关党委系统的上行文,用“中共武汉城市职业学院委员会文件”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为:武城院党。

(二)涉及纪律、监察方面事项发文,用“中共武汉城市职业学院纪律检查委员会文件”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为: 武城院纪。

(三)事关党委系统普通的、常规性、单一业务职能性业务等事项发文,用“中共武汉城市职业学院委员会文件”版头纸,发文号按党委系统各职能部门发文年度依次顺序编号。发文代字按承办单位分别为:武城院办、武城院组、武城院宣等。

(四)涉及团委工作的事项发文,用“共青团武汉城市职业学院委员会文件”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为: 武城院团。

(五)涉及工会发文,用“武汉城市职业学院工会委员会”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为: 武城院工。

第三十二条学校行政系统发文

(一)事关行政系统的上行文,用“武汉城市职业学院文件”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为:武城院。

(二)事关行政系统普通的、常规性、单一业务职能性业务等事项发文,用“武汉城市职业学院文件”版头纸,发文号按行政系统各职能部门发文年度依次顺序编号。发文代字按承办单位分别为:武城院人、武城院教、武城院科、武城院学、武城院财、武城院招等。

(三)函件用“武汉城市职业学院”版头纸,发文号按发文年度依次顺序编号。发文代字为:武城院函。

第九章

第三十三条 以学校党政名义报送或下发的情况说明、工作方案等公文适用于本细则。

第三十四条本细则由学校党政办公室负责解释,学校原有《公文管理暂行规定》中与本细则相冲突的,以本细则为准。

第三十五条本细则自发布之日起施行。