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武汉城市职业学院办公自动化系统管理办法(试行)
发布时间: 2018-07-13 来源: 党政办 作者: 浏览次数: 13
 

第一章总则

第一条办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖校、院(部、系)、处各党政职能部门的综合性信息管理系统。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分,是提高全校工作效率和管理水平的必要手段。

第二条为保障我校的办公自动化系统得以顺利推广、应用及正常运行,规范使用,特制定本办法。

第三条系统组成及功能:本系统由公文管理、信息管理、会议(活动)管理、督察督办、法律事务、档案归档管理、印信管理、日常事务管理、政府采购和系统管理与维护等10个子系统组成。

第二章组织机构与责任

第四条 学校OA工作由学校网络安全与信息化工作领导小组负责规划和组织协调,党政办牵头,在学校信息化工作领导小组和分管校领导的领导下,结合数字化校园建设目标,制定系统建设计划并组织实施;制定、落实有关规章制度,并按照有关规定严格进行系统的正常运行管理工作。

党政办设校级OA系统管理员1名,具体负责系统日常运行的管理,拟定系统建设方案,组织开展对各单位系统管理等相关人员的培训工作,设备处设系统建设管理人员1名,主要负责系统技术维护,以及相关数据的备份处理。

第五条学校各学院、各部门是OA系统的使用单位,要确定1名处级领导干部分管本单位OA工作。同时指定1名公文管理(定密)责任人和1OA系统管理员,负责本单位OA系统管理和日常办公信息的处理。

第六条各单位OA负责人工作职责

()负责本单位办公自动化系统的规划和建设;

()组织完成学校办公自动化建设和应用推广的各项任务;

()负责组织本单位使用系统人员的培训;

()负责本单位办公自动化系统的安全和保密工作;

()对本单位公文管理(定密)责任人和OA系统管理员的工作进行督促和检查;

()负责本单位办公自动化工作其他有关事宜。

第七条公文管理(定密)责任人工作职责

()负责本单位OA系统电子文书信息(待办公文、正式公文、会议申请等)的传递、分发、清理及内部归档等方面的办理与管理工作;

()负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密电子公文(信息)的互相传递(发送、接收)工作,确保信息处理及时、准确、畅通;

()负责本单位涉密公文(信息、资料)的定密工作。

第八条OA系统管理员工作职责

()负责本单位在办公自动化系统中信息的维护,保证单位组织机构信息和人员信息以及用户管理、公文管理(定密)责任人等系统信息设置的完整与准确;

()负责培训和指导本单位人员对办公自动化系统的使用操作;

()妥善保管密码,防止失窃失密;

()确保本单位办公网络安全、畅通;

()接受学校办公自动化建设和应用管理单位的业务指导;

()处理本单位办公自动化工作其他有关事务。

  

第三章 电子公文的处理

第九条 实施OA办公系统后,除涉密公文外,原则上不再采用纸质形式进行流转,校党政收文办理和发文办理均使用电子化办公系统完成。

第十条 上级和非隶属单位普通来文,由机要室进行数字化处理后进行流转阅处。

第十一条 对外发文的纸质公文由党政办统一印制、签印,用于存档的上行文、平行文、下行文等纸质公文由学校档案室按照档案归档要求统一印制。

第十二条 各部门若需留存、使用相关文件的纸质版,可以从OA办公系统中自行下载打印。

第十三条 学校以党、政名义的各类行文,由办理发文的主办部门在系统中创建新文稿后启动对应的发文办理流程。主办部门应跟踪催办。

第十四条 公文办理每一环节的办理人要正确使用系统提供的功能模板或表单完成各相应工作,严格执行办理流程,并在系统的工作单上签署明确意见,处理完毕后,按流程及时流转到下一个处理岗位。如下一个岗位有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的处理岗位,系统会以短信的方式通知接收方,接受岗位收到通知信息后,应及时办理,如根据公文内容判断不属于自己的职权范围,应及时退回流程中的上一步。

第十五条 为保证公文处理的快捷性,OA系统配套了手机(PDAAPP版本。相关人员因出差、假期等原因不能及时使用办公电脑处理时,应登录手机(PDA)系统进行处理,以保证公文流转正常进行。

  

第四章信息管理

第十六条 OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照我校现行的公文处理有关规定要求进行办理。

第十七条各部门,各学院在OA系统中所发布的信息,应先由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十八条各用户单位必须保障本单位OA系统的正常运行,能正确的运用本系统进行日常办公,发现问题应及时与党政办技术人员和OA系统技术支持人员联系。

第十九条系统正式运行后,各用户单位必须在每个工作日的上班后、下班前分别进入系统浏览至少一次,以保证公文的正常流转和信息的及时传送。

  

第五章系统的用户管理

第二十条 学校OA系统用户根据不同的工作职能,拥有不同的权限。用户名单及账号由人事处统一核发,各单位管理员积极配合。

第二十一条 学校OA系统用户分为普通用户和管理员用户。每个用户拥有唯一的用户名。初始用户登录后应尽快按要求修改密码,以确保用户安全。

第二十二条学校OA系统普通用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块,同时有责任及时阅知系统文件信息,阅办系统办理流程中的待办文件。普通用户超过3个月不登陆OA系统时,其账号将被自动冻结。

第二十三条 学校OA系统管理员用户是以校属各单位命名、拥有网上处理单位事务权限的用户。管理员用户应正确、合理地使用系统分配的权限,及时、准确地处理系统文件信息,积极协助学校开展OA系统的应用推广工作。

第二十四条 学校OA短信系统可根据各单位工作需要,由用户自行在OA用户设置中添加短信号码并将手机号码报校OA系统管理员。短信平台原则上只对学校各类会议、紧急事务等给予通知。

第二十五条 学校各单位OA系统管理员用户由党政办统一注册、修改、删除,普通用户由各单位系统管理员负责注册、修改、删除;跨部门人员调动,由人事处提出,校级OA系统管理员负责账户变更及调配,各部门OA系统管理员负责明确该部门人员的账户权限与职责。

  

第六章系统安全与保密

第二十六条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》的有关规定。

第二十七条 各单位党政领导、办公室工作人员以及其他与公文处理相关人员(统称用户)均在系统中分配唯一实名制账号。用户名与密码与学校统一身份认证系统相同。上述人员调离工作岗位,应办理销户手续。

第二十八条 新增人员的开户账号和调离岗位人员的销户账号由各单位提出申请,经人事处核实,党政办审核后,由各单位管理员办理。

第二十九条 各部门系统管理员岗位职责发生变化,须报党政办进行相应权限调整。

第三十条 各用户应妥善保护账号、密码等并经常更换,不得将本人账户交由其他人代阅或处理,严禁提供给无关人员。登录系统后因故离开要退出系统,以确保账户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知本部门OA系统管理员,进行相应的操作。

第三十一条OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第三十二条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第三十三条所有用户应保管好自己的登录密码,以防他人有意或无意打开系统获取信息,恶意增删资料或干扰公文运转。

第三十四条所有使用该系统的人员均有保密的责任,不得随意发布涉及国家和学校机密以及其他不宜发布的信息。

  

第七章 责任与处罚

第三十五条为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,所有用户应遵守本管理办法,违反者应承担相应责任并接受处罚。

第三十六条 不执行本办法第二、三、四、五、六章规定,影响公文的正常接收、处理、传送、存档,导致工作失误或系统不能正常运转的单位,学校给予当事人及单位OA系统管理员通报批评。

第三十七条违反本办法及国家有关法律、法规的规定,给国家、集体或他人权益造成损失者,应当依法承担相应法律责任。

  

第八章附则

第三十八条本办法由党政办负责解释。

第三十九条本办法自发布之日起试行。