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武汉城市职业学院合同管理暂行办法(修订)
发布时间: 2018-07-13 来源: 党政办 作者: 浏览次数: 13
 

第一章总则

第一条为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同是指以武汉城市职业学院名义,与校外其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方权利义务关系所订立的书面协议。

第三条签订合同必须遵守法律法规规章、省市职能部门及学校相关规定,遵循平等互利、协商一致、诚实守信原则。任何单位或个人不得利用合同订立与履行损害国家、社会及学校公共利益,不得为个人谋取私利。

第四条合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则,实行“统一领导,分类负责,分工合作,加强监督”的制度。

第二章合同分类及职责分工

第五条学校对外所签合同(协议)包括:

(一)战略性合作协议;

(二)货物、服务采购合同;

(三)建设工程合同;

(四)一般性校企合作协议;

(五)其他类别合同(协议)。

第六条合同管理在学校统一领导下,由相关部门分工负责、分口把关。

(一)校长统一领导全校合同管理工作,重大合同事项应当经校党委会或校长办公会研究决定。

(二)分管校领导按照分工对分管范围内合同事项负责,较重大的合同事项应向校长报告。

(三)人事处、教务处、学工处、设备处、后勤基建处、图书馆、保卫处、继续教育学院等业务主管部门负责组织实施本部门业务范围内的合同立项、论证谈判、文本起草、会签报批、签约履行以及资料保管与归档等事项,各业务主管部门负责人是合同管理的第一责任人。

(四)与合同事项相关的部门(单位)配合各业务主管部门相应的工作,对有必要参与的项目的可行性、科学性应提出意见。

(五)财务处主要审查经济类合同条款是否符合上级及学校财务管理规定,合同款项是否落实经费安排,资金结算及付款方式是否合规等;招标办负责审核合同项目执行采购程序等情况。

(六)审计处依据学校及上级审计工作规定负责对经济类合同报批的有关事项进行审核。

(七)党政办(法务室、法律顾问)负责审核合同法律风险,对重大合同可聘请法律专家进行全面审查;监促各业务主管部门规范合同文本,受理各类已签合同备案;按规定办理法定代表人(校长)授权委托书,负责学校合同专用章保管和用印。

第三章合同的立项

第七条拟订立合同的项目必须是经批准立项的项目,含资金支出的项目应落实资金解决渠道。合同立项按下列规定进行:

()凡对外战略性合作、重大资金使用与重要资产处置、外事等重大合同事项,须经学校党委会或校长办公会研究批准后,方可立项;

()列入学校年度预算的项目,由项目申报单位经相应经费主管部门和财务处确认后,向归口业务主管部门申请立项;

()未列入学校年度预算或概算超出预算的项目,应遵照学校预算管理办法的相关规定,报党委会或校长办公会研究批准后,按前项办法立项;

()教学院系拟用自筹经费立项的,经财务处确认后,向业务主管部门申请立项;

()较重大的合同项目,业务主管部门收到立项申请后,应报分管校领导或校长审查决定立项与否。

项目立项后,其立项依据作为合同流转审批前置性要件。

第八条已批准立项和落实资金来源的合同项目,需通过采购程序落实合作方和合同价款的,按学校采购与招标管理办法执行。

第九条无需履行采购程序的合同项目立项后,业务主管部门应会同项目申报有关单位等进行下列调查,提出合同拟定意向并向分管校领导报告:

()审查对方当事人主体资格。包括名称、住所、资质、营业执照或者法人登记证书、经营范围和方式等;

()调查对方当事人履约能力和资信情况;

()审查对方签约代表合法身份,如法定代表人资格证明或法定代表人授权委托书;

()调查合同项目涉及的市场价格等情况。

第四章合同的拟定

第十条除符合学校财经制度可即时货款清结的交易外,订立合同均应采用书面形式。有关的信件、文书、图表和数据电文(包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件)等均为合同组成部分。

第十一条项目业务主管(承办)部门负责根据前期调查情况起草合同文本,对合同(初稿)及相关资料的真实性、可行性负责,党政办(法务室)通过日常业务培训和个案指导给予支持。

第十二条货物与服务采购、基建维修、劳动人事等经常发生的合同,除上级有硬性要求的以外,业务主管部门应参照上级单位示范文本并结合学校实际,拟定合同样本,报党政办(法务室)备案后延续使用。

第十三条合同内容必须合法、完整、明确、具体、严谨,客观、准确地反映双方真实意思。合同主体一般应包括下列条款:

()当事人名称(姓名)、住所、开户银行及账号;

()标的;

()数量;

()质量;

(五)商品品牌;

()价款或报酬(含组成明细)、收付款方式;

()权利和义务;

()履行期限、地点和方式;

()违约责任;

()争议解决途径;

(十一)其他必须具备或双方共同认为须明确的条款。

第五章合同的审批

第十四条学校对标的额在5万元以上(含本数)的经济合同,实行会签审查审定制度。

(一)合同会签审查。通过OA系统经济合同审批流程报批,各流转环节审查按本办法第六条相关规定分步执行。合同审批须提交合同文本(合同价款、时间、支付时间及方式等重要元素应逐项填写)及佐证材料(符合采购招标管理规定的,提交成交通知书;无需采购招标的,提交立项报告的影印件)。

(二)合同审定。5万元以上(含本数)的经济合同,学校授权项目承办部门分管校领导审定

第十五条学校对标的额不超过5万元的经济合同,实行简易复核审查制度,由项目承办(使用)单位通过OA系统经济合同简易程序报批,超出部门负责人签批资金额度的项目应提交立项签批报告,属电子商城采购的物资应先流转招标办审核。

第十六条对不涉及经济关系但属较重大合作事项的合同(协议),提交OA系统非经济合同审批流程报批,一般由项目业务分管校领导审定,对外战略性合作协议由校长审定。

第十七条会签审查部门应当分工协作,共同提高合同审查流转效率。会签过程中如遇审批流转受阻问题,相关业务主管部门负责人、经办人应及时协调解决。

第十八条合同文本经审查需修改的,负责起草的部门单位应对合同进行修改。合同文本通过审查但在签订前有较大异动的,应重新提交审批流程审查。

第六章合同的签署

第十九条凡以学校作为甲方签订合同的,合同审定后一般应由对方签字盖章后,我方才能履行签约手续。

根据合同项目属性,合同签约权限如下:

()对外战略合作协议由校长签署或校长授权具体人员签署;

()经济合同由项目承办部门负责人签署;

(三)院系校企合作协议,学校授权业务归口部门或相关院系行政负责人签署;部门对外合作协议,学校授权部门主要负责人签署。

未经校长办公会研究明确或校长授权,任何单位或个人不得擅自对外签订合同,接受授权的负责人应认真落实合同签署的授权责任。

第二十条除上级有硬性规定的以外,对外签订合同应在文本加盖“武汉城市职业学院合同专用章”,两页以上的合同文本还应在文本侧边加盖骑缝章。

第二十一条合同项目需签订廉政承诺书的,应在签署主合同的同时按相关规定签订廉政承诺书。

第二十二条合同(协议)签订后,项目承办部门或业务主管部门应在5个工作日内将备份件送党政办(法务室)备案留存,经济合同同时送财务处备案(政府采购项目合同备案按学校招标采购办法执行)。

第二十三条订立合同一般应当按第七条至第二十二条规

定程序进行。特殊情况下难以按规定程序办理的,由分管校领导提出,经校党委会或校长办公会审定后方可操作。若遇自然灾害等不可抗力的紧急情况,需进行抢修、抢救等必须立即进行的事项,经校长批准后,可先操作、后订立合同,并可适当简化程序。承担任务的部门或单位在操作后应及时补办有关手续,并及时邀请业务主管、监察审计等部门介入监督。

第七章合同履行

第二十四条合同依规签订后,即具有法律效力。项目承办部门或业务主管部门负责牵头组织相关单位,按照合同约定保质保量并按期完成,不得擅自变更或解除合同。

第二十五条合同履行情况经有关部门和单位验收核定后,财务处应根据合同约定及有关部门、单位签章及时办理项目结算。

对具有下列情形的合同事项,财务处应拒绝付款:

()应签订合同而未签订合同的;

()应审计而未审计的;

()签批手续不完备的;

()单价、数量、付款方式等与合同约定、结算价款有出入的;

()收款单位名称、账号及开户银行与合同约定不一致的;

()合同未按相关规定归档备案的;

() 其他按规定应拒绝付款的。

第二十六条 合同履行中,项目承办单位、相关申报单位应及时跟踪对方履行情况,如发现有产生纠纷的苗头,要尽早采取相应措施,妥善解决合同履行中出现的问题。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为,项目承办单位、相关申报单位及经办人应立即向相关部门、分管校领导报告,同时通知财务处中止付款。

第二十七条合同履行过程中,确需变更或者解除合同的,由项目承办部门或业务主管部门会同相关单位提出变更或解除依据,经合同签订双方协商后,按主合同订立程序报批后签订书面变更合同或解除合同,其过程纳入本办法管理范围。

第二十八条合同履行过程中出现争议的,由项目承办部门或业务主管部门会同党政办(法务室)与对方协商解决,协商无法达成一致的,依据合同约定的争议解决方式,通过法律程序解决。

第二十九条合同生效后,承办部门应留存相应电子和纸质资料,指派专人负责管理。合同履行完毕或合同权利义务终止时,承办部门(人)应及时将履行、变更或解除合同的全部资料(包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等)按时间先后顺序编号,整理成合同档案,在合同履行完毕后,按档案管理相关要求移交学校档案室保管。

第八章责任追究

第三十条 有下列情形之一的,参照上级有关规定,对合同项目负责人或直接责任人员给予相应处分:

(一)合同签订或履行过程中,未认真审查合同对方主体资格和履约能力,导致学校利益遭受较大损失的(不含政府采购项目中应由校外执行单位履行的责任);

(二)遗失合同文本或其他有关文件,造成学校利益受损的;

(三)在合同签订或履行过程中,虚构事实或隐瞒真相,与外界串通,损害学校利益的;

(四)擅自为他人提供担保的;

(五)未经授权或超越授权签订合同的;

(六)在合同签订或履行过程中泄漏学校机密的;

(七)不按规定将有关材料存档备案的;

(八)应予处分的其他情形。

具有以上情节,构成犯罪的,报送司法机关追究刑事责任。

第九章附则

第三十一条本办法(修订)未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规执行。

第三十二条学校适时对技术类合同实行专项管理,由科研处另行拟定管理办法,报学校研究审定后公布实施。

第三十三条本办法(修订)由党政办(法务室)负责解释,自公布之日起执行。


附件1:

武汉城市职业学院经济合同审批表

:本流程适用于标的额在5万元以上(含)的经济合同;

各审查部门审核意见应明确、具体,不能使用模糊性语言或只签名字。

  

同 名 称

  

合同编号

  


合同项目任务简明

  


合同文本来源

上级部门(行业)标准文本

其他类别文本


合同主体

甲方

  

法定代表人

  


乙方

  

法定代表人

  


丙方

  

法定代表人

  


合同价款


收支主体

学校为支出方

学校为收受方


合同立项依据



经办人


项目申报单位意见

  


项目承办部门意见

  


法律顾问意见

  

党政办(法务室)意见

  


招标办意见

  


审计处意见

(仅限于基建维修项目)

  


财务处意见

  


项目承办部门

分管校领导意见

  

党政办(法务室)

复核、验印、收档






  










附件2

武汉城市职业学院经济合同简易流程审批表

:本流程适用于标的额在5万元以下的经济合同;

各审查部门审核意见应明确、具体,不能使用模糊性语言或只签名字。

  

合同 名 称

  

合同编号

  


合同项目任务简明

  


合同文本来源

上级部门(行业)标准文本

其他类别文本


合同主体

甲方

  

法定代表人



乙方

  

法定代表人



丙方

  

法定代表人



合同价款


报批立项依据



经办人

  

项目承办单位意见

  


招标办意见

(仅限于电子商城购置类)

  


党政办(法务室)意见

  


党政办(法务室)复核、验印、收档










  

  

  

  

  

  

  

附件3

武汉城市职业学院非经济合同审批表

合 同 名 称

  

合 同 编 号

  


合同事项简明

  


合同主体

甲方

  

法定代表人

  


乙方

  

法定代表人

  


丙方

  

法定代表人

  


经办人

  

项目单位意见

  


业务归口部门

意见

仅限于校企合作类项目)



法律顾问意见

  

党政办(法务室)

意见

  


业务项目

分管校领导意见

  

党政办(法务室)

复核、验印、收档